Die Zahnmedizinische Verwaltungsassistenz (ZMV) ist in der Zahnarztpraxis für diverse administrative Aufgaben zuständig. Dazu gehört die Planung von Terminen, die Verwaltung der Patientendaten sowie die Erstellung von Rechnungen und Abrechnungen. Als ZMV trägst du somit maßgeblich zur reibungslosen Organisation und Verwaltung in der zahnärztlichen Praxis. Du bist außerdem die erste Anlaufstelle für direkte Patientenkommunikation.
Du begegnest Patienten freundlich und verständnisvoll am Telefon oder persönlich, klärst über Termine und Behandlungsabläufe auf und schaffst eine unterstützende Atmosphäre. Klingt interessant? Dann ist die ZMV Fortbildung vielleicht genau das Richtige für dich.
Zahnmedizinische Verwaltungsassistenz
Als ZMV bist du eine sehr wichtige Fachkraft im Bereich der Zahnmedizin. Denn du hast eine entscheidende Rolle bei der Organisation und Verwaltung der Praxis. Deine Aufgaben sind vielfältig und tragen wesentlich dazu bei, dass der Praxisbetrieb reibungslos abläuft.
Nachfolgend schauen wir uns das Tätigkeitsfeld der Zahnmedizinischen Verwaltungsassistentin (ZMV) genauer an und gehen im Detail auf Aufgaben, berufliche Perspektiven sowie mögliche Gehaltsaussichten einer ZMV ein. Des Weiteren erhältst du Informationen über die zeitliche Dauer, finanzielle Investitionen und die inhaltliche Ausgestaltung der ZMV Fortbildung.
Eckdaten zur ZMV Fortbildung
Die Zahnmedizinische Verwaltungsassistenz / ZMV Fortbildung zielt darauf ab, Fachkräfte für erweiterte administrative Aufgaben im Bereich der Zahnmedizin vorzubereiten. Die Fortbildung zur ZMV kann in Vollzeit oder Teilzeit angeboten werden. Dabei wird eine eine breite Palette von Themen behandelt, um den Teilnehmenden ein umfassendes Verständnis sowie praxisnahe Fertigkeiten zu vermitteln.
Hier sind ein paar Eckdaten zur ZMV Fortbildung auf einen Blick:
Voraussetzungen
- eine abgeschlossene Ausbildung als ZFA oder ein gleichwertiger Abschluss.
- erfolgreiche Absolvierung der Aufnahmeprüfung
- Teilnahme an einem Kurs im Bereich „Maßnahmen im Notfall (Herz-Lungen Wiederbelebung)“ erfolgreich belegt, Teilnahme liegt nicht länger als zwei Jahre zurück und Kurs hat mindestens sechzehn Unterrichtsstunden umfasst
Dauer der ZMV Fortbildung
- die ZMV Fortbildung erstreckt sich über eine Dauer von mindestens 400 Stunden, wobei der zeitliche Rahmen zwischen 6 und 11 Monaten variiert.
- konkrete Zeitspanne hängt davon ab, ob die Fortbildung im Vollzeitmodus oder berufsbegleitend in Teilzeit absolviert wird.
Kosten der ZMV Fortbildung
- wird ab ca. 2.500€ angeboten.
- Dazu kommen 280€ Prüfungsgebühren.
Karriereperspektive als ZMV
- ZMVs können in Zahnarztpraxen, als auch in Zahnkliniken und Abrechnungsunternehmen arbeiten.
- auch selbstständige Tätigkeit in einer beratenden Rolle für Praxen möglich
- Orientierung für dein Gehalt als ZMV gibt die Gehaltsstufe IV des Vergütungstarifvertrags für ZFA.
Was macht eine Zahnmedizinische Verwaltungsassistenz?
Die Zahnmedizinische Verwaltungsassistentin (ZMV) ist eine unverzichtbare Kraft im Herzen jeder Zahnarztpraxis, die nicht nur administrative Aufgaben übernimmt, sondern auch maßgeblich dazu beiträgt, dass der Praxisalltag reibungslos und patientenorientiert abläuft. Als wahre Organisationsexpertin ist die ZMV verantwortlich für die Terminplanung, die Verwaltung von Patientendaten und die Erstellung von Rechnungen.
Doch ihre Rolle geht weit über die Verwaltung hinaus – sie ist die freundliche Stimme am Telefon, die erste Anlaufstelle für Patientenanliegen und ein entscheidender Faktor für die positive Atmosphäre in der Praxis. Mit einem breiten Spektrum an Aufgaben trägt die ZMV nicht nur zur Effizienz, sondern auch zur Patientenzufriedenheit und damit zum Erfolg der gesamten Zahnarztpraxis bei.
Im Folgenden gehen wir auf die Kernaufgaben einer Zahnmedizinischen Verwaltungsassistenz, welche in der ZMV Fortbildung geschult werden, genauer ein.
Terminplanung und Patientenverwaltung
Die ZMV ist für die effiziente Planung von Terminen verantwortlich. Sie koordiniert die Termine der Patienten, berücksichtigt die Verfügbarkeit der Behandlungsräume und sorgt dafür, dass der Tagesablauf in der Praxis optimal gestaltet ist.
Als ZMV kümmerst du dich außerdem um die Verwaltung der Patientendaten. Dazu gehört die Pflege von elektronischen oder papierbasierten Patientenakten, das Aktualisieren von persönlichen Informationen und das Sicherstellen, dass alle relevanten Informationen für die Behandlung verfügbar sind.
Abrechnung und Finanzmanagement
Die ZMV spielt eine Schlüsselrolle in der finanziellen Organisation der Zahnarztpraxis. Dazu gehört die präzise Abrechnung mit Krankenkassen, die Erstellung transparenter Rechnungen für Patienten, die Budgetplanung in Zusammenarbeit mit der Praxisleitung und die genaue Dokumentation aller finanziellen Transaktionen.
Die ZMV sorgt somit für einen reibungslosen finanziellen Betrieb der Praxis und schafft Vertrauen durch klare Kommunikation über Kosten und Leistungen.
Kommunikation
Die Kommunikationsfähigkeiten der Zahnmedizinischen Verwaltungsassistentin (ZMV) sind von grundlegender Bedeutung und erstrecken sich über verschiedene Bereiche, die einen reibungslosen Praxisbetrieb gewährleisten.
In der direkten Patientenkommunikation agiert die ZMV als erste Anlaufstelle. Sie begegnet den Patienten am Telefon oder persönlich mit Freundlichkeit und Verständnis. Dabei klärt sie nicht nur über Termine auf, sondern schafft eine unterstützende Atmosphäre, indem sie Informationen zu Behandlungsabläufen und finanziellen Angelegenheiten vermittelt.
Intern fungiert die ZMV als Bindeglied zwischen verschiedenen Teammitgliedern. Sie koordiniert Termine, informiert über relevante Entwicklungen und stellt sicher, dass Informationen reibungslos zwischen Zahnärzten, Dentalhygienikern, Zahnarzthelfern und anderen Teammitgliedern ausgetauscht werden.
Extern kommuniziert die ZMV mit Lieferanten, Dienstleistern und anderen externen Partnern der Zahnarztpraxis. Diese Kommunikation kann die Bestellung von Materialien, die Koordination von Lieferungen oder die Abwicklung administrativer Angelegenheiten umfassen.
Dokumentation und Büroorganisation
Die ZMV ist die Architektin der Büroorganisation und gewährleistet eine akribische Dokumentation aller praxisinternen Abläufe. Dies umfasst die ordnungsgemäße Verwaltung von Büromaterialien, die Organisation von Meetings und die Erstellung von Berichten. Durch ihre sorgfältige Büroorganisation schafft die ZMV eine effiziente Arbeitsumgebung, fördert die reibungslose Kommunikation im Team und unterstützt die Praxisleitung durch klare Dokumentation finanzieller Transaktionen und relevanter Prozesse.
Datenschutz und -sicherheit:
Die ZMV übernimmt außerdem eine Schlüsselrolle im Schutz sensibler Patientendaten und der Sicherheit der Praxisinformationen. Sie gewährleistet die strikte Einhaltung von Datenschutzrichtlinien, implementiert Sicherheitsmaßnahmen für den sicheren Umgang mit elektronischen Patientenakten und sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter im Team datenschutzbewusst handeln. Durch ihre Sorgfalt in diesem Bereich trägt die ZMV dazu bei, das Vertrauen der Patienten zu stärken und die rechtlichen Anforderungen im Umgang mit sensiblen Informationen zu erfüllen.
Fortbildung und Weiterentwicklung
Die ZMV ist stets bestrebt, ihre Fachkenntnisse auf dem neuesten Stand zu halten. Durch regelmäßige Fort- und Weiterbildungen bleibt sie über aktuelle Entwicklungen im Gesundheitswesen, Änderungen in der Zahnmedizin und neue Verwaltungsprozesse informiert. Die Teilnahme an Schulungen ermöglicht es der ZMV, ihre Fertigkeiten zu vertiefen und sich auf spezialisierte Bereiche wie neue Abrechnungssysteme, Datenschutzanforderungen oder innovative Verwaltungstechnologien zu konzentrieren. Diese fortwährende Bildungsbereitschaft stärkt nicht nur die individuelle Fachkompetenz der ZMV, sondern trägt auch maßgeblich zur Innovationsfähigkeit und Effizienz der gesamten Zahnarztpraxis bei.
Patientenbetreuung und Service:
Neben administrativen Aufgaben kümmert sich die ZMV um die Betreuung der Patienten. Sie empfängt sie freundlich, beantwortet ihre Fragen, klärt über Behandlungsabläufe auf und trägt somit zur positiven Patientenerfahrung bei. Im Falle von Patientenbeschwerden oder Unstimmigkeiten übernimmt die ZMV eine wichtige Rolle im Beschwerdemanagement. Durch aktives Zuhören und eine proaktive Herangehensweise trägt sie dazu bei, Konflikte zu lösen und die Zufriedenheit der Patienten aufrechtzuerhalten.
Insgesamt ist die kommunikative Kompetenz der ZMV ein Schlüsselelement für eine erfolgreiche Zahnarztpraxis. Durch ihre Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren, schafft sie nicht nur eine angenehme Atmosphäre für Patienten, sondern trägt auch maßgeblich zur effizienten Zusammenarbeit im gesamten Team bei.
Die Kombination dieser Kernaufgaben macht die ZMV zu einer Schlüsselfigur in der Zahnarztpraxis, die wesentlich zur erfolgreichen Führung der Praxis und zur Patientenzufriedenheit beiträgt.
Ablauf der ZMV Fortbildung
Die Fortbildung zur ZMV variiert erheblich in ihrem Ablauf und wird in verschiedenen Formen angeboten, darunter Präsenzunterricht, Fernlehrgänge, Wochenendkurse oder sogar Abendkurse. Als ZMV kannst du dich sowohl berufsbegleitend als auch in Vollzeit fortbilden. manche Fortbildungsinstitute haben den Kurs in einzelne Modulen aufgeteilt, welche du separat buchen kannst.
Für welche Unterrichtsform du dich entscheidest, liegt ganz bei dir und möglicherweise den Wünschen deines Arbeitgebers. Viele ZFAs bevorzugen die Teilnahme an Wochenendkursen. So kannst du weiterhin in vollem Umfang arbeiten und die Fortbildung nebenbei durchführen. Wenn du dich gut alleine zu Hause motivieren kannst, kann auch ein Fernlehrgang eine Option für dich sein.
Inhalte in der ZMV Fortbildung
Während der ZMV Fortbildung werden die in § 1 Abs. 1 und 2 und in der Anlage zu § 7 der ZMV Fortbildungsordnung (Beispiel Hamburg) aufgeführten
Handlungs- und Kompetenzfelder vermittelt. Der Unterricht baut grundsätzlich auf dem Kenntnisstand der Berufsausbildung zur / zum ZFA auf:
1. Abrechnungswesen
„Im Bereich Abrechnungswesen wird die Kompetenz zur Ab- und Berechnung aller zahnärztlichen und zahn- und labortechnischen Leistungen unter Beachtung der gesetzlichen und vertraglichen Bestimmungen vermittelt.“
- BEMA – Gebührenregelungen, auch EDV-unterstützt, anwenden, Be- und Abrechnung
von Leistungen vornehmen - Gesetzliche Bestimmungen der GOZ sowie deren Anwendungsbereiche umsetzen,
Vorschriften im Schnittstellenbereich von BEMA sowie GOZ und GOÄ
anwendungsbezogen differenzieren - Labortechnische Leistungen abrechnen
- Betriebswirtschaftliche Auswertungen zu abrechnungsbezogenen Leistungen erstellen
2. Praxisorganisation und -management, Qualitätsmanagement
„Im Bereich Praxisorganisation und -management, Qualitätsmanagement soll die Kompetenz erworben werden, betriebliche Abläufe unter Beachtung wirtschaftlicher und rechtlicher Aspekte zu planen, zu organisieren und zu kontrollieren. Dabei sollen die betrieblichen Ressourcen unter Berücksichtigung ökonomischer und ökologischer Gesichtspunkte eingesetzt werden. Ferner soll die Befähigung erlangt werden, ein vorgegebenes Qualitätsmanagementsystem einzuführen und zu etablieren bzw. ein vorhandenes System zu pflegen.“
Praxisorganisation und -management
- Die Begriffe Aufbau- und Ablauforganisation erläutern und auf das Arbeitsumfeld übertragen können
- Arbeitsplätze unter ergonomischen, ökonomischen und juristischen Gesichtspunkten gestalten können
- Organisationsgrundsätze kennen und im Arbeitsprozess umsetzen können
- Dokumentation und Archivierung (z. B. von Vorgängen, Behandlungen) durchführen können
- Termin- und Bestellsysteme kennen und anwenden können
- Personal- und Arbeitszeitplanung praxis- und rechtskonform durchführen können
- Materialverwaltungssysteme kennen, anwenden und kontrollieren können
- Bestandsverwaltung, z. B. von Gefahrstoffen und Medikamenten, planen und organisieren können
Praxismarketing
- Grundlagen des Praxismarketings erläutern können
- Marketingmaßnahmen im berufsrechtlich zulässigen Rahmen planen, organisieren und durchführen können
Qualitätsmanagement
- Definitionen und Grundlagen kennen und erläutern können
- Qualitätsmanagementsysteme kennen und unterscheiden können
- Implementierung und Pflege eines Qualitätsmanagementsystems durchführen können
- Qualitätssichernde Maßnahmen aus gesetzlichen Vorschriften, Richtlinien und Verordnungen umsetzen können
- Qualitätsmanagement als Kommunikationsaufgabe begreifen und kommunikativ begleiten können
- Dokumentation des Qualitätsmanagements durchführen können
- Gegenmaßnahmen bei unerwünschter Abweichung entwickeln und einleiten können
3. Rechts- und Wirtschaftskunde
„Im Bereich Rechts- und Wirtschaftskunde sollen juristische und ökonomische Kenntnisse
erworben werden, die für die Planung, Durchführung und Kontrolle betrieblicher Abläufe und
Tätigkeiten notwendig sind.“
Rechtskunde:
- Allgemeine Rechtsbegriffe kennen und verwenden können
- Praxisrelevante Gesetze und Verordnungen kennen und berufsbezogen anwenden können
- Einschlägige Arbeitsrecht- und Arbeitsschutzbestimmungen kennen und anwenden können
- Grundlagen der Gehaltsabrechnung erklären können
- Das gerichtliche und außergerichtliche Mahnwesen rechtssicher abwickeln können
- Abgrenzung zwischen Sozial- und Privatversicherungen durchführen können
- Grundlagen der Besteuerung einer Zahnarztpraxis kennen und praxisbezogen erläutern können
Wirtschaftskunde:
- Grundbegriffe des Wirtschaftens, insb. Güter, Märkte und Preisbildung, berufsbezogen erläutern können
- Die Abwicklung des Zahlungsverkehrs durchführen können
- Grundlagen des Controllings beherrschen und arbeitsplatzbezogen anwenden können
4. Informations- u. Kommunikationstechnologie
„Im Bereich Informations- und Kommunikationstechnologie soll die Kompetenz erworben werden, Softwarelösungen unter Beachtung rechtlicher und ökonomischer Aspekte zielorientiert einzusetzen. Zielorientierte Anwendung von Software, insbesondere zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation und Informationsgewinnung.
Textverarbeitungssoftware:
- Text- und Absatzformatierung durchführen können
- Layoutkontrolle und Druck durchführen können
- Automatisierte Text-Bausteine und Formatvorlagen / Serienbriefe erstellen können
- Tabellen/Diagramme erstellen können
Tabellenkalkulation:
- Tabellen, Grafiken und Diagramme erstellen können
- Spezielle Funktionen, Analyse-Methoden anwenden können
- Grundlegende Makrobefehle/Aufbau und Einsatz von Makros anwenden können
Präsentationstechniken:
- Präsentationen strukturieren, planen und erstellen können
- Vorträge zielgruppengerecht gestalten können
- Handouts zielgruppengerecht erstellen können
Praxisbezogener Einsatz von Internet und Intranet:
- Möglichkeiten und Risiken des Interneteinsatzes darstellen und bewerten können
- Bei der Erstellung und Pflege einer Praxishomepage mitwirken können
- Das Internet berufsbezogen nutzen können (z. B. Informationsbeschaffung, Bestellwesen,
- Fortbildung, Abrechnung, sicherer Datentransfer)
Datenschutz und Datensicherheit:
- Die Bedeutung von Anti-Virenprogrammen erläutern können
- Prinzipien der Datensicherung erläutern können
- Einschlägige Normen (z. B. Bundesdatenschutzgesetz, Sozialgesetzbuch) nennen und deren wesentlichen Vorgaben praxisorientiert erläutern können
- Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherung planen und umsetzen können
5. Kommunikation/Rhetorik/Psychologie
„Im Bereich Kommunikation/Rhetorik/Psychologie sollen psychologische und soziologische Grundkenntnisse erworben werden, die notwendig sind, um Wahrnehmungs-, Verhaltens- und Kommunikationsprozesse verstehen, reflektieren und gestalten zu können.“
Psychologische und soziologische Grundlagen:
- Grundlagen der Wahrnehmung, der Kommunikation sowie Kommunikationsmodelle erläutern können
- Grundlagen der Rhetorik erläutern können
- Grundlagen der Mitarbeiterführung erörtern und anwenden können
- Mit schwierigen Patienten, insbesondere im Konfliktfall, umgehen können
- Rollen- und Konfliktverhalten in Demonstrationen und Übungen darstellen können
Interne und externe Kommunikation:
- Psychologische, soziologische und rhetorische Grundlagen im Rahmen der Kommunikation mit Kollegen, Vorgesetzten, Patienten und sonstigen Dritten (Labor, Lieferanten, Krankenkassen usw.) zielorientiert. anwenden können
- Schriftverkehr unter Beachtung der DIN-Normen abwickeln können
- Besonderheiten der Telekommunikation, insbesondere mittels Telefon, erläutern und sachgerecht umsetzen können
6. Ausbildungswesen/ Fortbildung/ Pädagogik
„Es soll die Kompetenz erworben werden, das Auswahl- und Einstellungsverfahren von Auszubildenden zu planen und zu koordinieren. Ferner soll die Kompetenz erlangt werden, die rechtskonforme Durchführung der Ausbildung sicherzustellen. Zusätzlich soll die Fähigkeit erlangt werden, den Arbeitgeber im Rahmen der gezielten Mitarbeiterfindung, – bindung und -fortbildung zu unterstützen.“
- Allgemeine Grundlagen der Berufsbildung kennen und erläutern können
- Rechtliche Grundlagen der Berufsausbildung und Fortbildung (insbes. Berufsbildungsgesetz und Ausbildungsverordnung) kennen und im Rahmen der Planung und Durchführung der Ausbildung anwenden können
- Bei der Auswahl und Einstellung von Auszubildenden zielgerichtet mitwirken können
- Bei der Planung und Durchführung der Fortbildung von Mitarbeitern/innen sachgerecht unterstützen können
- Grundlagen der Lernpsychologie und Pädagogik kennen und im Rahmen der Aus- und Fortbildung anwenden können
Fazit zur ZMV Fortbildung
Die Fortbildung zur Zahnmedizinischen Verwaltungsassistentin (ZMV) ist nicht nur ein beruflicher Entwicklungsschritt, sondern auch eine Reise der persönlichen Weiterentwicklung. Durch die Erweiterung deiner Kenntnisse und Fähigkeiten wirst du nicht nur zu einer gefragten Fachkraft in der Zahnmedizin, sondern auch zu einem essentiellen Baustein für den Erfolg einer Zahnarztpraxis.
Die Vielfalt der Inhalte und die flexible Gestaltung der ZMV Fortbildung ermöglichen es, deinen eigenen Weg zu finden. Von der Terminplanung bis zur Abrechnung, von der Patientenkommunikation bis zur Büroorganisation – jede Komponente trägt dazu bei, dass du nicht nur administrativen Aufgaben gewachsen bist, sondern auch einen unverzichtbaren Beitrag zum reibungslosen Praxisbetrieb leistest.
Die ZMV Fortbildung ist mehr als nur ein Kurs – sie ist eine Chance, nicht nur in deiner Karriere, sondern auch in deinem Selbstbewusstsein zu wachsen. Jede Herausforderung, die du überwindest, bringt dich einen Schritt näher zu neuen beruflichen Höhen. Also stell dich der Herausforderung, lerne, wachse und sei bereit, die Zukunft der Zahnmedizin mitzugestalten. Dein Erfolg beginnt hier und jetzt!
